Перейти на электронный формат трудовой книжки или сохранить бумажную версию? Советы Валентины Митрофановой, эксперта по трудовому праву и профессиональным стандартам.
В 2020 году работодатель должен уведомить работника об изменениях в законодательстве. Работнику нужно будет решить, оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат.
Сроки:
- Уведомить работника нужно до 30 июня 2020 года.
- Работник должен выбрать формат ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020 года.
Отказаться от бумажной трудовой книжки или сохранить ее?
Сохранится ли стаж, если отказаться от ведения бумажной трудовой книжки? Как будет подтверждаться трудовая деятельность, если перейти на электронный формат? Эти вопросы волнуют не только работников, но и работодателей, к которым будут обращаться за советом.
С 1 января 2020 года сведения о приемах, переводах и увольнениях работодатели должны вносить в единую информационную базу Пенсионного фонда РФ. Дополнительное ведение бумажной трудовой книжки будет просто дублировать эти сведения.
Работодатель будет вносить информацию на каждого работника, независимо от его выбора. В том числе на совместителей и лиц, которые работают дистанционно и это прописано в законе. Поэтому выбор заключается только в том, насколько работники и работодатели доверяют Пенсионному фонду и его способности сохранить сведения о стаже в своей информационной базе.
Как подтвердить стаж, если трудовая книжка станет электронной?
Подтверждать свой стаж можно с помощью трудового договора, приказов, справок от работодателя. Поэтому использовать трудовую книжку для этого уже необязательно. Если на работника идут отчисления в Пенсионный фонд, то его стаж и так подтвержден, но только за то время, пока идут отчисления.
Плюс бумажной трудовой книжки
При трудоустройстве работник просто предъявляет трудовую книжку. Новый работодатель сразу рассчитывает по ней стаж для оплаты больничного листа, льготный стаж для предоставления гарантий. Если работник откажется от бумажной версии трудовой, то для подтверждения стажа при трудоустройстве ему нужно будет показать справку. Ее можно получить в МФЦ, ПФР и на сайте Госуслуг. Поэтому с практической точки зрения проще ходить с бумажной трудовой книжкой.
Помните: все сведения из бумажной трудовой сохранятся в базе ПФР. Поэтому работник не сможет использовать электронную версию, чтобы скрыть какие-то неприятные подробности.
Хранить трудовую книжку следует бережно и не терять ее, особенно если вы начали работать до 01.01.1997. Именно с этой даты был введен индивидуальный персонифицированный учет. Трудовой стаж до этого периода можно подтвердить только с помощью трудовой книжки.
Что еще важно знать
- Работник может в любой момент отказаться от ведения бумажной трудовой книжки. После 31 декабря 2020 и у других работодателей.
- Если работник откажется от бумажной версии, то вернуться к ее ведению уже будет нельзя. Запись об этом будет внесена в трудовую книжку и в базу ПФР. В справке о стаже будет указано, что работник подал заявление об отказе от бумажной версии. Следующие работодатели уже не смогут ее принять.
Это далеко не все вопросы по отмене бумажной трудовой книжки, которые возникнут у работников и работодателей на практике. Максимально подготовиться к предстоящим изменениям поможет семинар «Год кадровика. Тренды в кадровой службе — 2020», который пройдет 28 февраля. Его проведет Валентина Митрофанова, эксперт номер 1 по трудовому праву и профессиональным стандартам в России. На мероприятии можно будет узнать не только о новых правилах ведения трудовой книжки и электронного документооборота, но и о новых проверках ГИТ, а также поправках в работе с персональными данными.
